Ogólne warunki uczestnictwa w konferencjach organizowanych przez firmę ARCHMEDIA Grażyna Gałka

§ 1 [Przedmiot]

Niniejszy dokument precyzuje prawa i obowiązki Organizatora oraz uczestników konferencji objętych aktualną ofertą serwisu działającego w domenie www.greenplanet.info.pl

§ 2 [Słowniczek]

Użyte w niniejszym dokumencie terminy oznaczają:

1. Usługodawca – Archmedia Grażyna Gałka z siedzibą w Warszawie, z adresem ul. Kamińskiego 14/9, Warszawa 03-130, posiadająca NIP 5241026400, tj. podmiot organizujący Kongres oraz konferencję;

2. Konferencje – oferowane za pośrednictwem Serwisu, organizowane przez Usługodawcę wydarzenia;

3. Kongres GREEN PLANET – oferowane za pośrednictwem Serwisu, organizowane przez Usługodawcę wydarzenia;

4. Wydarzenie – kongres, konferencja lub szkolenie organizowane przez usługodawcę

5. OWU – „Ogólne warunki uczestnictwa” niniejszy dokument wraz z załącznikami stanowiącymi jego integralną część;

6. Serwis – stanowiący własność Usługodawcy serwis internetowy działający w domenie www.greenplanet.info.pl, za pośrednictwem, którego można rejestrować udział w Kongresie oraz Konferencjach;

7. Uczestnik – wskazana przez Zamawiającego osoba, faktycznie uczestnicząca w Konferencji, Kongresie – przy czym Uczestnikiem może być także sam Zamawiający;

8. Umowa – umowa na udział w Konferencji zawarta pomiędzy Zamawiającym a Usługodawcą, zawierana za pośrednictwem serwisu greenplanet;

9. Zamawiający – przedsiębiorca w rozumieniu art. 431 Kodeksu cywilnego, który zawiera umowę na udział w Konferencji lub Kongresie i wskazuje Uczestników.

§ 3 [Zgłoszenie udziału w Konferencjach, Kongresach]:

1. Aktualna oferta Konferencji, Kongresu prezentowana jest w Serwisie.

2. Zgłoszenie udziału w Konferencjach lub Kongresie dokonywane jest za pośrednictwem stosownego formularza zgłoszeniowego udostępnionego w Serwisie.

3. Zamawiający w trakcie rejestracji na konferencje, kongres zobligowany jest do podania wszystkich danych umożliwiających wystawienie stosownego dokumentu jakim jest faktura proforma.

4. Po zaksięgowaniu przelewu na koncie, uiszczonego na podstawie faktury proforma, o której mowa w ust. 3, Usługodawca wystawia fakturę za udział w Konferencji, którą Zamawiający otrzyma na adres poczty elektronicznej podanej w formularzu rejestracji.

§ 4 [Rozwiązanie Umowy]

1. Usługodawca zobowiązuje się wyrazić zgodę na rozwiązanie Umowy, jeśli Zamawiający zgłosi się z taką prośbą na minimalnie 14 (słownie: czternaście) dni kalendarzowych przed planowaną datąKonferencji

2. Prośba w przedmiocie rozwiązania Umowy winna być przesłana Usługodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej z adresu podanego w treści formularza zgłoszeniowego na adres: biuro@archmedia.pl

3. Usługodawca zastrzega sobie prawo zmiany terminu Konferencji lub Kongresu. W takim przypadku Zamawiający może:

a) wybrać inny termin Konferencji – jeśli Usługodawca go zaproponuje;

b) rozwiązać Umowę – postanowienia ust. 1 i 2 stosuje się w takim przypadku odpowiednio.

4. W przypadku rozwiązania Umowy, Usługodawca zwróci Zamawiającemu uiszczoną opłatę za konferencje na podstawie faktury korygującej, w terminie 14 (czternastu) dni kalendarzowych przelewem na rachunek bankowy, z którego dokonano wpłaty na podstawie odesłanej korekty faktury VAT przez zamawiającego.

5. W przypadku rozwiązania Umowy Zamawiający zobowiązany jest współpracować z Usługodawcą przy skorygowaniu faktury, jeśli została wystawiona na rzecz Zamawiającego.

6. Zamawiający jednocześnie przyjmuje do wiadomości, że brak udziału w Konferencji lub Kongresie, w tym nie poinformowanie organizatora zgodnie z par.4 ust.1 nie skutkuje rozwiązaniem Umowy i tym samym, mimo braku udziału w Konferencji lub Kongresie będzie on w dalszym ciągu zobowiązany do uregulowania wynagrodzenia z tytułu Umowy.

6 a) w nagłych przypadkach w ramach rezygnacji zmawiający na swoje miejsce może oddelegować inna osobę z firmy w ramach dokonanej opłaty za udział w konferencji lub kongresie

7. Zamawiający przyjmuje jednocześnie do wiadomości, że lista prelegentów na danej Konferencji lub Kongresie może ulec zmianie i fakt ten nie stanowi podstawy do rozwiązania Umowy czy żądania obniżenia opłaty z tytułu udziału. Usługodawca oświadcza jednocześnie, że w takim przypadku dołoży wszelkich starań, aby nowi prelegenci posiadali odpowiednie przygotowanie merytoryczne.

§ 5 [Świadczenia Usługodawcy w ramach Umowy]

1. Wynagrodzenie Usługodawcy z tytułu Umowy obejmuje koszt udziału w wykładach Konferencji, serwis kawowy oraz opcjonalnie wyżywienie zgodne z zamówionym przez Uczestnika wariantem.

2. Eksperckie materiały szkoleniowe z aktualnego wydarzenia lub poprzednich wydarzeń są odpłatne i zamawiający musi zgłosić chęć ich nabycia poprzez serwis www.archmedia.pl/biblioteka. Materiały szkoleniowe podlegają ochronie prawa autorskiego i mogą być wykorzystywane jedynie dla celów szkoleniowych w przedsiębiorstwie Zamawiającego, w szczególności przez Uczestników. Tym samym zabronione jest wykorzystywanie materiałów szkoleniowych w szeroko rozumianych celach komercyjnych.

§6 [Obowiązki Zamawiającego]

1. Zamawiający zobowiązany jest do podania w treści formularza zgłoszeniowego prawdziwych Danych osobowych i kontaktowych oraz poprawnych danych do faktury.

2. Zamawiający ma obowiązek aktualizować dane wskazane w ust. 1 niezwłocznie po wystąpieniu okoliczności uzasadniających taką aktualizację.

3. Zamawiający ponosi całkowitą i wyłączną odpowiedzialność za zgłoszonych przez siebie Uczestników.

4. Zamawiający zobowiązany jest zapoznać Uczestników z tymi postanowieniami OWU.

§ 7 [Odpowiedzialność Usługodawcy]

1. Usługodawca zobowiązuje się dołożyć najwyższej staranności w doborze zarówno miejsca Konferencji lub Kongresu, jak i prelegentów. Jednakże nie ponosi on odpowiedzialności za:

a) faktyczny, zastany w trakcie Konferencji lub Kongresu stan miejsca jej przeprowadzenia;

b) poziom wystąpień prelegentów;

c) działania partnerów danej Konferencji lub Kongresu, w szczególności za organizowane przez nich szeroko rozumiane atrakcje, konkursy, poczęstunki czy prezentacje – Uczestnik bierze udział w takowych na własną odpowiedzialność.

2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treści reklam, referatów komercyjnych i materiałów promocyjnych prezentowanych w trakcie Konferencji lub Kongresu.

3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki tzw. siły wyższej, tj. zdarzeń zewnętrznych, niemożliwych do przewidzenia i będących takimi, którym nie można zapobiec.

4. Powyższe ograniczenia odpowiedzialności Usługodawcy nie obowiązują, jeśli coś innego wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 8 [Postępowanie reklamacyjne]

1. Wszelkie ewentualne reklamacje Użytkownik winien zgłaszać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres greenplanet@archmedia.pl odpowiednio uzasadniając.

2. Zgłoszenie reklamacyjne winno zawierać szczegółowy opis zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji oraz dane umożliwiające ustalenie Zamawiającego, którego zgłoszenie dotyczy.

3. Usługodawca rozpatrzy poprawnie zgłoszoną reklamację po uprzednim zbadaniu sprawy popartej faktami w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od dnia otrzymania zgłoszenia, chyba, że dla rzetelnego jej rozpatrzenia koniecznym będzie dostarczenie Usługodawcy dodatkowych informacji. W takim przypadku powyższy termin liczony jest od daty dostarczenia takich informacji.

4. Odpowiedź na reklamację wysyłana jest wyłącznie na adres poczty elektronicznej, z którego wysłano zgłoszenie, chyba że Zamawiający podał w zgłoszeniu reklamacyjnym inny adres.

5. Usługodawca jest uprawniony do pozostawienia bez rozpatrzenia reklamacji złożonych po upływie 1 (słownie: jednego) miesiąca od dnia zakończenia Konferencji lub Kongresu

§ 9 [Zasady udziału w Konferencjach lub Kongresach]

1. Zabrania się Uczestnikom nagrywania prezentacji przedstawianych w trakcie Konferencji lub Kongresu za pomocą wszelkich urządzeń utrwalających obraz i dźwięk bez pisemnej, wyrażonej w tej formie pod rygorem nieważności zgody Usługodawcy. W każdym jednak przypadku zabronione jest publiczne i komercyjne udostępnianie tak utrwalonych treści.

2. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że publiczne udostępnianie zdjęć wykonanych w czasie Konferencji lub Kongresu może naruszać prawa osób trzecich, w tym prawo do ochrony wizerunku czy dobra osobiste. Jednocześnie Uczestnik wyraża zgodę na utrwalanie przez Usługodawcę bądź podmioty działające na jego zlecenie swojego wizerunku na materiałach fotograficznych czy audiowizualnych i następnie rozpowszechnianie takich materiałów dla celów promocji działalności prowadzonej przez Usługodawcę bądź Partnerów Konferencji lub Kongresu, w szczególności poprzez udostępnianie ich na stronach internetowych, w wydawanych periodykach czy profilach w mediach społecznościowych.

3. Uczestnik szkolenia zobowiązany jest uczestniczyć w Konferencji lub Kongresie w sposób niezakłócający udziału w Konferencji lub Kongresie innych Uczestników. W przypadku naruszenia powyższego zobowiązania Usługodawca może wyprosić takiego Uczestnika z Konferencji lub Kongresu i fakt ten nie stanowi podstawy do obniżenia opłaty z tytułu Umowy za udział uczestnika w Konferencji lub Kongresie.

4. Uczestnik ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone innym Uczestnikom, Usługodawcy, jak i podmiotom z Usługodawcą współpracującym przy organizacji Konferencji lub Kongresu, w tym w szczególności właściciela obiektu, w którym odbywa się Konferencja lub Kongres czy właściciela hotelu wynajętego przez Uczestnika, chyba że coś innego wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 11 [Prywatność i ochrona danych osobowych]

1. Administratorem danych osobowych jest Usługodawca.

2. Szczegółowe kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych określone zostały w Polityce Prywatności dostępnej pod adresem https://greenplanet.info.pl/polityka-prywatnosci

3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wykorzystywania dla celów prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, stworzonych w oparciu o przetwarzane dane osobowe zbiorczych zestawień statystycznych, zawsze jednak po wcześniejszym zanonimizowaniu wykorzystywanych w nich danych w sposób uniemożliwiający identyfikację pojedynczych osób.

§ 12 [Postanowienia końcowe]

1. Treść OWU jest udostępniona pod adresem  www.greenplanet.info.pl/OWU w sposób umożliwiający jej zapisanie na urządzeniu lub nośniku bądź wydrukowanie.

2. Usługodawca zastrzega sobie prawo jednostronnej zmiany OWU, przy czym tak wprowadzone zmiany nie mają zastosowania do Umów już zawartych.

3. Wszelkie spory, które mogą wyniknąć w związku z zawarciem, realizacją i rozwiązaniem Umowy, w tym roszczenia związane z odstąpieniem od niej, zostaną rozstrzygnięte przez sąd właściwy ze względu na siedzibę Usługodawcy.

4. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

5. OWU wchodzą w życie z dniem 01 maja 2024 roku.